面对这些课题，IT部门对办公设备开展了改善计划，以“不能使工作效率下降”为前提，探讨多个办公设备供应商的提案，最终选择了柯尼卡美能达的办公解决方案。
首先，柯尼卡美能达对办公区域和格局进行了分析，将输出设备减少到约400台设备，并且根据不同的打印量配置不同型号的复合机产品，从每分钟20张到50张，从彩色到黑白，将品牌进行了统一规划。这样既方便IT部门进行日常管理和维护，相同操作界面也便于办公室职员轻松上手。
在布局了硬件设备后，接下来就是导入方案的核心——IC卡认证系统。由于IC卡认证打印与员工信息一一对应，可以实现只有本人才能拿到自己输出的文件的功能，首先保证了输出信息的安全。“而且工作证(IC卡)每个人都有，无需增加我们的额外工作量和成本就能够引进和使用，这点非常好。”为了加强成本管理，再配合统计分析软件PageScope Account Manager，可以精确掌握每个员工在每台设备上的输出情况，不仅对部门运作成本有了清晰的了解，而且还能实时掌握设备运行情况的数据，实现成本精算和安全输出双管齐下。
