【IT168 使用技巧】电子表格的打印原本不是一件复杂的事情，只需要简单地单击一下编辑窗口中的“打印”工具按钮，往往就能实现打印目的。不过，当我们想借助电子表格完成一些特殊打印目的，或者我们想在电子表格中实现一些特殊打印要求时，那就需要寻找一些打印技巧作为技术“支撑”了。这不，本文想大家所想，特意在这里为各位贡献几则打印电子表格的新技巧，希望这些内容能帮助各位随心所欲地打印电子表格！

    实现准确定位打印
   
    在日常办公中，我们或许常常需要在表单、名信片等特殊单据上打印内容，如果手工直接打印的话，很难将内容打印在单据中的指定位置处，但如果专门去寻找一些专业套打工具软件的话，操作起来又比较麻烦。其实，我们完全没有必要舍近求远，因为我们身旁的Excel电子表格就能轻松帮助我们实现准确定位打印，不信的话就就请各位一起来看看下面的具体实施步骤吧：
   

图 1

    首先借助扫描仪设备，将需要准确打印的单据对象按照1：1比例扫描成图象，在扫描之前我们应该尽量将扫描分辨率设置得稍微低一些，同时尽量将扫描模式设置成单色扫描或灰度扫描，这样的话就能确保扫描出来的文件尺寸不是非常大，有利于提高后面的打印速度；
   
    其次运行Excel电子表格程序，在弹出的程序编辑窗口中，找到并单击“插入”菜单项，从弹出的下级菜单中依次选择“图片”/“来自文件”选项，在弹出的文件选择对话框中将前面已经扫描处理好的目标图象选中并导入进来。要是我们发现插入到文档编辑窗口中的目标图象有点变形时，不妨用鼠标右键单击该图象，从弹出的右键菜单中单击“设置图片格式”命令，打开目标图象的属性设置窗口，然后单击该窗口中的“大小”标签，进入到如图1所示的标签页面；在该页面的“尺寸和旋转”设置项处，输入目标图象的实际高度尺寸与宽度尺寸，同时将“缩放”设置项处的“锁定纵横比”复选项取消选中，再单击一下“确定”按钮，这么一来就能保证目标套打图象按原样逼真显示了。
   

图 2

    调整好目标套打图象的大小尺寸后，再在目标图象的属性设置窗口中单击“属性”标签，打开如图2所示的标签页面，检查该页面中的“打印对象”项目是否处于选中状态，要是该项目已经被选中的话，我们必须及时将它取消选中，如此一来就能避免单据对象不会被打印机打印出来了，这一步骤是非常重要的。
   
    下面我们所要做的工作就是输入要填写在单据中的具体内容，由于插入到文档编辑窗口中的单据对象是一个图象，我们无法直接在图象上输入文字内容，为此我们不妨借助文本框来输入需要的文字内容，然后将文本框移动到单据对象中的对应位置处就可以实现填写单据的目的了。当然，在使用文本框插入文字内容时，一定要将文本框的边框线条取消掉，下面就是具体的取消步骤：首先用鼠标选中目标文本框，并用鼠标右键单击该文本框，从其后出现的快捷菜单中执行“设置文本框格式”命令，然后单击“颜色与线条”标签，并在对应标签页面的“颜色”设置项处单击下拉按钮，从其后弹出的下拉列表中选择“无填充颜色”项目，最后单击“确定”按钮，这样一来文本框的边框线条就被自动取消掉了。
   
    将取消边框线条的文本框拖动到单据的合适位置后，我们不妨单击一下Excel程序编辑窗口工具栏中的“打印预览”按钮，来查看一下单据的模拟打印效果，然后根据查看到的实际效果再微调打印对象，直到满意为止。当对打印预览效果感到满意时，我们可以将名信片或其他单据纸张直接放入到打印机进纸槽的合适位置，最后依次单击Excel程序编辑窗口中的“文件”/“打印”命令，这样就能实现精确定位打印的目的了。

    实现特定区域打印
   
    大家知道，一个电子表格文件往往允许我们同时创建若干个表格，但在实际打印电子表格的时候，我们常常只想打印部分表格，或者只想打印某个表格中的部分内容，而不想对电子表格中所有表格或某个表格中所有内容进行打印，这样往往能提高打印效率、节省打印成本。那么面对这种特殊打印需求，我们该如何实现呢？其实要实现上述打印要求，我们可以依照如下步骤来操作：
   

图 3

    首先启动Excel程序，并在程序编辑窗口中依次执行“文件”/“打开”命令，将某个特定的电子表格文件打开，接着在文件编辑区域选中需要进行打印操作的特定表格对象，以便将指定表格内容作为当前显示页面，然后单击“文件”菜单项，从随后弹出的下拉菜单中执行“打印”菜单命令，进入到打印属性设置界面，如图3所示；选中该设置界面“打印内容”处的“选定工作表”项目，然后单击“确定”按钮，那么打印机随后就会只打印当前表格中的所有内容了，而不会对整个工作簿中的所有表格进行打印。
   
    如果我们希望只打印当前表格中的某一部分区域，而不是整个表格内容时，那可以先在当前表格页面中用鼠标选中需要打印的特定区域，然后在图3界面中选择“打印内容”处的“选定区域”项目，并单击“确定”按钮，这样打印机就只会打印当前表格中的特定区域内容了。
   
    要是我们只想打印当前表格中插入的数据图表对象时，可以先在当前表格页面中用鼠标选中需要打印的目标图表对象，之后执行“文件”/“打印”命令时，我们就会发现图3界面中多了一个“选定图表”选项，将该选项选中，再单击“确定”按钮，如此一来打印机就能实现只打印数据图表的目的了。
    实现快速逼真打印
   
    有的电子表格为了强化表达一些重要内容，常常会将表格中的重要单元格区域用不同的边框底纹或不同色彩的文字表示出来，这样一来打印出来的内容往往直观明了。可事实上，当我们尝试用黑白打印机去打印色彩丰富的电子表格时，我们或许会发现原本在屏幕上看上去非常清晰逼真的表格内容，打印出来之后变得模模糊糊，这是为什么呢？原来黑白打印机在处理电子表格中的彩色信息时，往往只会简单地将彩色内容处理成纯白或纯黑信息，这样一来就容易导致打印出来的内容严重失真、变形，最终导致打印出来的效果与屏幕上看到的效果相差甚远。遇到这种现象时，许多人没有办法，只好将电子表格中的彩色信息全部转换成黑白信息，但这么一来又不能实现突出显示的效果；那有没有两全其美的办法，既能保证打印效果不变形，又能保证打印出来的页面实现突出显示的效果呢？要做到这一点，我们不妨参考如下步骤来操作：
   

图 4

    首先启动Excel程序，并在程序编辑窗口中依次执行“文件”/“打开”命令，将包含有彩色信息的特定电子表格文件打开，然后用鼠标逐一单击“文件”、“页面设置”菜单项，进入到文档页面参数设置界面；
   
    在该参数设置界面中，单击“工作表”标签，进入到如图4所示的标签页面，在该页面的“打印”设置项处，找到“单色打印”复选项，并检查该选项目前是否处于选中状态，要是还没有被选中的话，那我们不妨及时将它重新选中，再单击“确定”按钮结束打印页面设置操作。这样一来，当我们日后再次使用黑白打印机打印色彩丰富的电子表格中的内容时，黑白打印机就会自动地将各种彩色信息处理成一种颜色，保证打印出来的内容不严重变形，并用该颜色的深浅度来突出显示电子表格中的彩色内容。      实现智能替代打印
   
    在包含有大量数字信息的Excel电子表格中，我们常常能看到不少单元格中的内容存在错误，在打印这种类型的电子表格之前，我们往往不得不先花费大量的精力找出电子表格中的错误单元格，并用手工方法将错误内容逐一取消掉，最后才能进行正式打印操作。可即使是这样，我们仍然有可能将电子表格中的某些错误单元格内容遗漏掉，这样一来打印出来的内容由于存在错误就有可能被作废。那我们有没有办法让Excel电子表格自动去检查每一个单元格中的内容，然后将找到的错误内容用一些特殊符号智能取代掉，确保打印出来的页面内容找不到明显错误呢？要做到这一点其实很容易，我们只要按照如下步骤进行操作就可以了：
   

图 5

    首先启动Excel程序，并在程序编辑窗口中依次执行“文件”/“打开”命令，将特定的电子表格文件打开，然后在文档编辑区域中单击“文件”菜单项，再执行下拉菜单中的“页面设置”命令，打开页面参数设置界面；
   
    在该页面参数设置界面中，单击“工作表”标签，在弹出的如图5所示的标签页面中，找到“错误单元格打印为”设置项，然后单击该设置项旁边的下拉按钮，选中下拉列表中的“空白”选项或其他符号，再单击“确定”按钮，日后存在错误的单元格内容就会被打印机智能地打印成空白或其他特定符号了，那样的话就能保证打印出来的电子表格内容不存在明显错误了！