【IT168 应用技巧】对Word文档进行打印，看上去简单得不值得一提。可是在实际打印过程中，打印出来的文档页面效果与我们想象中的并不完全一样，有的简直是丑陋不堪！那么为什么实际打印的文档页面效果与我们想象中的效果背道而驰呢，我们该如何快速而且有效地应对Word打印过程中遭遇到的新麻烦呢？其实只要对文档打印参数进行合适设置，我们就能轻松化解一切打印麻烦！

    麻烦1、附加信息被打印出来
   
    有时候对目标Word文档进行打印时，我们发现打印出来的文档页面中出现了莫名其妙的附加信息，包括隐藏文字信息、文档属性信息、域代码信息或文字注释信息等，这些信息严重影响了文档页面的整体打印效果。那如何让附加信息不被打印机打印出来，以便确保打印页面能获得理想的打印效果呢？其实要做到这一点非常简单，我们可以按照下面的操作步骤来对Word程序进行一下合适设置：
   

图 1

    首先使用Word程序打开目标文档页面，然后在文档编辑界面中单击菜单栏中的“工具”菜单项，从弹出的下拉菜单中单击“选项”命令，打开文档选项设置界面；
   
    其次单击该界面中的“打印”标签，在其后弹出的如图1所示标签页面中，检查一下“打印文档的附加信息”设置项处的“文档属性”项目、“域代码”项目、“隐藏文字”项目是否处于选中状态，如果这些项目都已经被选中的话，那么我们一定要将它们的选中状态取消掉，最后单击“确定”按钮，这样一来我们日后再次打印Word文档页面时，就不会打印出莫名其妙的附加信息了，那么Word文档页面的打印效果就有保证了。

    麻烦2、文档中打印出空白区域
   
    当打印完某个目标文档后，我们有时会惊奇地发现文档页面中间可能出现了大片空白区域，而且用常规方法怎么也删除不了这种空白区域，很显然该空白区域会对Word文档的整体打印效果造成很大的影响。那么文档页面中间的大片空白区域是怎么产生的呢，我们又该如何将这“顽固不化”的空白区域掉，从而确保能够获得一个令人满意的打印效果呢？ 
   

图 2

    其实当我们遭遇到文档页面中间出现大片空白区域的麻烦时，我们不妨尝试用鼠标先选中空白区域位置，然后用鼠标右键单击该选中的区域，如果从其后出现的右键菜单中我们能看到“表格属性”命令的话，那就表明当前被选中的空白区域位置其实是表格的部分单元格，此时用键盘上的Del键或BackSpace键是无法将这样的空白区域删除掉；要想删除这样的空白区域，我们只有执行右键菜单中的“表格属性”命令，打开表格属性参数设置框；
   
    在该参数设置框中，单击“单元格”选项卡，进入到图2所示的选项设置页面，检查其中的“垂直对齐方式”项目是否被设置成了“顶端对齐”，如果不是的话那么Word文档页面打印出来后肯定会出现空白区域。要想删除这样的空白区域，我们必须将这里的“垂直对齐方式”项目重新设置为“顶端对齐”，再单击一下“确定”，日后我们再对目标文档页面进行打印时，就会发现文档中的一大片空白区域就能自动被删除掉了。    麻烦3、两端文字打印不对齐
　　
    当将目标Word文档设置成双面打印时，我们发现打印出来的页面正反两面的左右页边距常常不相等，这样一来就导致了正反两面的文字两端无法对齐，显然这也会影响到文档的打印效果。那我们有没有办法将正反两面的两端文字始终处于对齐状态，从而确保打印效果不受影响呢？要解决这样的打印麻烦，我们可以对Word文档页面的页边距参数进行正确设置，下面就是具体的设置步骤：
   

图 3

    首先使用Word程序打开目标文档页面，然后在文档编辑界面中单击菜单栏中的“文件”菜单项，从弹出的下拉菜单中单击“页面设置”命令，打开文档页面设置对话框；
   
    在该设置对话框中，单击“页边距”选项卡，打开如图3所示的选项设置页面，在该设置页面的“页码范围”设置项处，单击“多页”项目右侧的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择“对称页边距”选项，这样在“页边距”设置项处我们就能看到“内侧”与“外侧”设置项目被自动激活了；
   
    此时，我们只要在“内侧”设置项与“外侧”设置项文本框中输入合适的数目，并单击一下该设置窗口中的“确定”按钮，这样的话我们日后进行双面打印时就不会遭遇到两端文字无法被打印对齐的麻烦了。    麻烦4、文档中打印出空白页面
   
    很多时候，我们会发现打印出来的文档页面中夹杂着一张或几张空白页面，这种麻烦除了与打印进纸操作有关系外，还与文档的打印参数设置有关系，因为当我们在打印参数设置窗口中指定的打印纸张型号与实际使用的纸张型号不一致时，就非常容易发生打印空白页面的现象。比方说，一旦我们在打印参数设置界面中指定了A4规格的纸张，但进纸槽中放置的却是16K规格的纸张时，那么在实际打印的时候一页文档内容还没有被打印完，纸张可能已被走完了，如此一来另外一纸张就会被打印机自动卷入进来。当文档中的一页内容被处理完毕后，打印机就可能被强制要求执行换页操作，如此的话另外一张打印纸又会被快速走完了，同时下一张纸中又被卷入用于打印文档中的下一页内容，这样的话空白页面就很容易出现了。
   

图 4

    要想远离这种打印麻烦，我们可以按照实际放置在进纸槽中的纸张型号，来合理设置好打印纸型，下面就是该方法的具体实施步骤：
   
    首先检查一下进纸槽中究竟放置的是哪种规格尺寸的打印纸，同时将实际使用的规格尺寸记忆下来；下面使用Word应用程序打开目标文档内容，并在内容编辑界面中单击菜单栏中的“文件”菜单项，从其后出现的下拉菜单中执行“打印”命令，打开文档打印参数设置界面；
   
    在该界面中单击一下“属性”按钮，并在其后界面中单击“纸张/质量”标签，然后在对应标签页面的“纸张来源”处，指定好与实际进纸方式完全一致的纸张来源途径；
   
    接下来单击“纸张/质量”标签页面中的“高级”按钮，进入图4所示的高级属性设置对话框；在该对话框的“纸张/输出”处，将“纸张规格”参数设置为与进纸槽中实际放置的纸张完全相同的型号，同时单击一下“确定”按钮，如此一来打印机日后打印文档材料时就不容易出现空白页面了。    麻烦5、文档页面只能逐张打印
　　
    在使用HP 4L之类的旧式激光打印机打印材料时，我们或许常常会遭遇到这样的麻烦，那就是对目标文档内容执行打印操作时，发现每单击一次打印命令时，目标文档中只有一页内容被打印出来，同时在打印过程中我们看不到有任何故障提示信息出现。很显然，要将某个目标文档中的所有页面全部打印出来的话，我们就必须对它执行多次打印命令，这样的打印麻烦很容易导致打印效率下降。要想避免这种打印麻烦，我们不妨按照如下方法设置一下打印参数：
   

图 5

    首先在Word程序界面中正式单击工具栏中的“打印”命令之前,我们应该先单击一下菜单栏中的“文件”菜单项，从其后出现的下拉菜单中执行“打印”命令，打开文档打印参数界面；
   
    其次在该打印参数界面的“副本”处，检查一下“逐份打印”选项是否处于选中状态，如果该选项当前没有处于选中状态时，我们就需要将其选中，如图5所示，同时单击“确定”按钮，来结束打印参数设置操作。
   
    之后，我们不妨在目标文档页面中再次执行一下打印操作，看看此时的文档页面是否能够被打印机正常打印出来；一般情况下，只要我们选中了“逐份打印”选项，往往就能消除文档页面只能逐张打印的麻烦了。如果上面的操作依然不能消除逐张打印的麻烦时,那我们不妨尝试着重新安装一下打印机驱动程序，因为一旦驱动受到破坏，任何莫名其妙的打印故障都能出现。    麻烦6、文档插图打印不出来
　　
    现在不少文档中都插有精致的图象或手绘的图形，当打印机在处理这类特殊类型的文档页面时，我们有时会遭遇到文档插图无法被打印出来的麻烦。遇到类似这样的打印麻烦时，我们不妨按如下方法来检查打印参数是否设置正确：
   

图 6

    首先检查一下当前是否启用了“草稿输出”打印功能，一旦使用了该功能，那么插入到目标文档中的图形或图象，就会被打印机忽略处理，这样的话文档插图自然就打印不出来了。在检查是否启用“草稿输出”功能时，我们可以先用Word应用程序打开目标文档内容，然后在内容编辑界面中逐一单击“工具”、“选项”命令，在随后出现的选项设置界面中，选中“打印”选项卡，然后检查对应选项设置页面中的“草稿输出”是否已被选中，如果发现其已处于选中状态的话，一定要及时将其取消选中（如图6所示），这样才能避免因“草稿输出”而导致文档插图打印不出来。
   
    其次检查一下当前是否屏蔽了“图形对象”打印功能，一旦屏蔽了该功能，那么插入到目标文档中的图形对象，也会被打印机忽略处理，这样的话文档中的手绘图形自然也就打印不出来了。在检查是否屏蔽“图形对象”打印功能时，我们可以先用Word应用程序打开目标文档内容，然后在内容编辑界面中逐一单击“工具”、“选项”命令，在随后出现的选项设置界面中，选中“打印”选项卡，然后检查对应选项设置页面中的“图形对象”是否已被选中，如果发现其没有处于选中状态的话，一定要及时将其重新选中，这样才能确保文档中的手绘图形被正常打印出来。
   
    如果插入到文档中的图象不能被正常打印出来的话，我们就可以按照上面的操作步骤，进入打印选项设置页面，将其中的“背景色和图象”项目选中，并单击一下“确定”按钮，就可以确保打印机能正常打印出文档中的图象内容了。