【IT168 产品导购】虽然说在日常工作中，我们并不是经常接触档案，但是谁也不会否定档案的重要性。在学校，档案室虽然未必像教导处、财务部那样的显眼，但是对于学校的工作来说，档案室的重要低位绝对是勿庸置疑。
   
    随着技术的发展，档案管理工作的要求也发展了巨大的变化。标准化和电子化成为了档案工作新的要求。那么根据学校档案工作的特点，又应该给档案室配置怎样的设备呢？下面我们就来具体的解读一番。

    一、 学校档案室设备选购分析

    我们已经多次提到了，学校的每一个部门的工作都有自身的特点，学校档案室同样也是如此，正是因为工作性质的不同，因此在设备的选购上也有着自己的特点。

    1、学校档案室需要什么设备

    在明确学校档案室需要怎样的设备之前，我们首先需要了解一下学校档案室有怎样的应用。

    根据目前档案管理的要求，档案卷宗的编目册、目录表和封面都已经采用打印，而不是传统的手写，因此打印机是比不可少的。

    除了打印机之外，学校档案室另一件必备的设备是扫描仪。这是因为，许多的档案都是需要长期的保存，规定的保存年限甚至高达数十年，日积月累，档案室的档案、卷宗可以说是堆积如山的。然而，实际上绝大多数的档案的使用率是很低的，有的甚至几年都不会去看一下。然而按照规定，许多的档案按照规定又必须长期保存的。可以说这些档案占据了档案室大量的空间，同时调阅起来也非常的不便。实际上，这个情况要解决并不难，这就是将档案电子化。使用扫描设备，将纸质档案转化为电子档案，这样不但可以节省存储的空间，而且更可以方便调阅。

    2、学校档案室设备定型

    在明确了学校档案室需要打印机和扫描仪这两件设备之后，下面我们再来给这两件设备做一下类型的定位。

    （1） 打印机可选择入门级激光打印机

    档案室的打印任务主要是打印档案、卷宗的编目表，档案、卷宗的单册目录和封面。而这些打印任务对于打印质量的要求相对较高，即使是6号、7号的小字也要字迹清晰；另一方面，这些打印任务并不需要彩色打印，再加上打印量比较大，因此激光打印机就成为最为适合的选择。
不过，虽说打印量较大，但是入门级激光打印机5000～10000页/月的打印负荷已经足够了，因此建议学校档案室的打印机可选择入门级激光打印机。

    （2）扫描仪应选择低端准文件扫描仪

    在扫描仪的选择上，我们给档案室推荐的是低端文件扫描仪。对于“文件扫描仪”这个名字，有些用户可能会感到比较的陌生。

    实际上，文件扫描仪是扫描仪中的一个分类。它的运行速度快，根据产品的档次不同可以达到普通扫描仪运行速度的几倍乃至几十倍。它配备了自动进纸装置，用户只要把需要扫描的对象，对叠整齐，然后放入自动进纸装置中，文件扫描仪会自动的把扫描完毕的对象退出，然后再自动的送入一张新的扫描对象，再此过程中，全然不需要用户一次次的去翻开盖板，从而节省了大量的时间，并且可以实现无人值守运行。和普通扫描仪相比，文件扫描仪的工作负荷更大，连续运行能力更强，以设备长时间、高负荷的稳定运行。可以说只有文件扫描仪才能够满足档案室大量的扫描任务的需求。

    不过目前文件扫描仪的价格都比较贵，即使中低端的产品的价格都在万元以上，更多的产品的价格则是几万、十几万。毫无疑问，这么高的价格对于学校来说是买不起的。因此在这里给出的建议是，选购价格较为便宜的低端准文件扫描仪。文件扫描仪是指在普通扫描仪的基础上加上自动进稿器，并且在软件上进行了优化，从而提高了产品的运行速度。虽然和在运行速度上，和文件扫描仪是有一定的差距的，但是和普通扫描仪相比，准文件扫描仪的运行速度和自动化程度都要好得多。更重要的是它的价格要比文件扫描仪便宜得多，一般3000～5000元即可。同时由于它是以普通扫描仪为基础的，因此它的光学分辨率较高，可以实现高质量的照片、图片扫描，对于学校档案室来说，除了进行文件扫描之外，还可以完成其它扫描任务。而相反，文件扫描仪的光学分辨率反而比较低。